小企業人手有限，兼顧的事情種類太多。如果不能善用時間，人很容易變成文書打雜而忽略本身的業務發展，很容易在競爭激烈的市場沒頂。善用工具，改善工作流程，提升生產力是非常必要。上次粗略介紹 Zoho CRM 客戶關係管理系統, 今次介紹 Zoho Invoice 發票系統。Zoho Invoice 可以幫你快速處理帳單 (發票)。從開單，記錄收款，統計收入全線管理。兼且用戶介面非常簡潔清楚，無需花太多時間就可以上手。支援設定默認貨幣和中文內容顯示。

從前負責開單的同事常常投訴太花時間處理發單。我常不以為然。理由是我們提供的是專業服務，平均單價是一張幾千到一萬不等。加起來每月的訂單應該不多。優化這方面的流程應該無太大收益吧？後來人手流失，自己提起勁引入了 Zoho Invoice, 才發現真的可以省掉不少。將開單工作拆散幾個同事處理，每天各自花不到十分鐘，可以節省更多時間專注業務的工作。

輸入客戶描述，自動完成

首先第一個省力的是 Zoho Invoice 可以連接 Zoho CRM（當然亦可獨立使用），出單時無需花時間找尋客戶記錄，只要輸入帳號的前幾每字，自動查找完成。完成後自動在新添加的發票中套入客戶資料。發票需要填寫的資料儘量減到最少或以下拉式選單輸入。可以設定默認的付款條件 Payment Terms, 例如：閣下的銀行戶口資訊方便客戶入數。同時亦提供網上收款機制，例如 Paypal。

輸入產品服務描述，自動完成

第二是產品服務的項目輸入產品服務部分描述，自動完成。查找不到的項目可以自動添加到項目資料庫方便下次尋找。

當然可以就個別客戶提供折扣價。支援附加稅款，輸入運輸收費，自動更新發票總額。

自動生成 PDF 附件

當選擇發送帳單時，自動生成 PDF 附件。並以默認悵戶（例如：公司的會計部門電郵名義）發出。對過期未付的發票會自動顯示為 Overdue, 你可以發送催付電郵。

當客戶付款後可以記錄付款，選擇輸入客戶的付款結算方式和日期，系統自動更新帳單狀態。您可以選擇是否發出付款收據。

Zoho Invoice 報表

你可以一按統計已收款帳單的總金額，知道已過期未找數的發票金額是多少，又或者過去一季做的生意額。

每張單省 30 分鐘時間 (開發票、紀錄收帳、各種現金和銷售流量報表、過期處理……)，假設一年 400 張單，就省了 12,000分鐘，即 200 小時，以專業文書工作人員每小時 80 元工資計，就是 16,000元。還沒有計算生產像樣報表所需的時間。而 Zoho Invoice 每年收費才是 1,300 元 (3 個用戶)。創業搞生意時間就是金錢。

如果您還沒有使用專業發票軟件，趕快轉吧！兼且 Zoho Invoice 還有手機 Apps 版，方便小企業老闆善用時間工作。今天不考慮利用科技提升生產力，明天注定被市場淘汰。